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問題解決は少長短な改善で│ワーキングメモリーの負担を減らす方法

目次

問題解決のためには、原因の追及と共に、その改善案を抽象から具現化に向けた発想が大切です。そして、この発想もその思考の方法を誤ると、現場に負担をかけるような改善案が生まれてきてしまいます。

現場への負担は、動作やチェックが増えることを指し、これが増えることで現場に余裕がなくなり、ひいては、さらなるミスを誘発する状況になりかねません。

せっかく改善を施したのに、現場の負担が増えるような改善は、絶対に避けなければなりません。そればかりではなく、この状況では、現場のモチベーション低下を招く一因になってしまいます。

今回は、「同じ問題を繰り返さない!問題解決は 少長短 改善で!」についておはなしします。

記憶には2種類ある

私たちの脳は、長期記憶と短期記憶という二種類の記憶があります。
長期記憶は、自分の名前や九九算など、一度覚えたら一生忘れないような記憶です。

それに対して短期記憶は、例えば作業をするとき、その場やシーンで覚えておけば済むような記憶です。

短期記憶は、脳内にあるワーキングメモリー領域に残る記憶なのですが、このワーキングメモリーには、容量があると言われています。

よって、容量を超えてしまうと「忘れ」が起きたり、「慌てる」などのヒューマンエラーの原因になりかねないのです。

作業を進める上では、シンプルなプロセスを構築して、ワーキングメモリーに余裕を持てるような環境を提供しなければなりません。

ある会社では、顧客からのクレームが起きてしまい、その原因を見つけるために「なぜなぜ分析」を展開しました。

リーダーとその作業に従事する人が集まり「なぜ?なぜ?なぜ?」を繰り返しながら原因の追及と改善策を見つけていました。

そして、その原因が「不具合項目をチェックする様になっていなかったため、見逃してしまった」と特定され、対策として「チェック項目を増やす」という改善策が施されました。

具体的には、チェックリストのチェック項目が増やし、チェックシートにそのチェック結果を書き込むという改善内容です。

この時点では、全員が納得し「もう、クレームは再発しないだろう」と思っていました。
ところが・・・・・その三ヶ月後に同じクレームが起きてしまったのです。

対処的療法を進めてしまっていませんか?

問題解決には、二つの対処法があります。
一つは、対処的療法。
そして、もう一つが根本的対策。

問題解決を進め、完結するには、後者の根本的対策が必要です。
この会社のケースの場合、対処的療法を進めてしまっているのです。

これでは、問題が再発して当たり前です。

このケースの場合
なぜ、クレームがでたのか? → 配送ミスをしたから。
なぜ、配送ミスをしたのか? → 誤った製品を発送したから。
なぜ、誤った製品を発送したのか? → 発送時にチェックしなかったから。
なぜ、発送時にチェックをしなかったのか? → チェックリストが無かったから。

じゃどうする? → チェック項目を増やしチェックリストを改訂します。

たしかに、原因追及と対応策まで立てられていますが、これでは現場の仕事が増えてワーキングメモリーの余裕がなくなってきてしまいます。

改善は、ワーキングメモリーの負担を低減する内容で考えなければなりません。

ワーキングメモリーを考慮した改善ができない限り、そのクレームは無くならないでしょう。

ワーキングメモリーに負担をかけるような改善は、対処的療法です。
根本的原因を見つけ出し、対策を立てるようにしましょう。

なぜなぜ分析12カ条 の1日セミナーを開催します(※終了しました)
10月13日に「なぜなぜ分析12カ条 基本を徹底解説!1日セミナー」を開講します

この時には、前述のケースの場合、どのように「なぜなぜ分析」を進めれば、根本的対策に導くことができたか、などを解説します。

「なぜなぜ分析」を学んだけど、イマイチ良い結果が出ない・・・・
改善策が、対処的療法に偏ってしまう・・・・・
「なぜなぜ分析」の基礎をもう一度学び直したい!
根本的対策へのストーリー作りがうまくなりたい!
などなど、「なぜなぜ分析」でお悩みの方に最適な内容です。

「なぜなぜ分析」がうまく進み、根本的対策が見えてくると「少・長・短」が実現します。

「 少長短 」とは
・少ないチェック項目
・長いチェック頻度(間隔)
・短いチェック時間

という意味です。
この少長短が実現していない改善は、ワーキングメモリーに負担をかけるだけです。

ワーキングメモリーに負担をかけない改善。
それには、根本的原因の追及が必要。
少長短 で改善を進める。

同じ問題を繰り返さない。
原因追及を間違えない。
根本的原因の追及を学んでみませんか?

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坂田 和則さん画像
マネジメントコンサルティング2部 部長
坂田 和則

国内外において、企業内外教育、自己啓発、人材活性化、コストダウン改善のサポートを数多く手がける。「その気にさせるきっかけ」を研究しながら改善ファシリテーションの概念を構築し提唱している。 特に課題解決に必要なコミュニケーション、モチベーション、プレゼンテーション、リーダーシップ、解決行動活性化支援に強く、働く人の喜びを組織の成果につなげるよう活動中。 新5S思考術を用いたコンサルティングやセミナーを行い、2023年度現在、企業支援数が190件以上及び年間延べ3,400人を越える人を対象に講演やセミナーの実績を誇る。

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