事務部門改革！新5S活動でムリムダ削減と効率化

私が製造現場で5S活動をしている時、
現場では比較的活動テーマが数多くあり、
やりがいのあるものでした。
ところが、 事務間接部門 での5S活動では、
モノの片付けもスグに終わってしまい、
達成感が得られないと相談を受けたことがあります。
今回は、 事務間接部門 での新5S思考術を活用した
5S活動(以下、新5S活動)についてお話しします。

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現場と事務間接部門 でムリ・ムダ・ムラの取り除き

オフィスの新5S活動は、作業現場と活動内容が違います。
新5S活動は、仕事のムリ・ムダ・ムラを無くすとともに、
改善モチベーションの向上を目指した活動です。
そして、全社・全部署で展開することも大切です。

具体的には、作業現場だろうが事務所業務だろうが、
組織/部署の隔たりを無くして展開する必要があります。

これは、ある部署で新5S活動を展開して
ムリ・ムダ・ムラが取り除けたとしても、
別の部署でムリ・ムダ・ムラが残っていると、
組織全体で良好なパフォーマンスを得ることができないからです。
ところが、 事務間接部門 の新5S活動が
中途半端になりがちなことが少なくありません。

作業現場と 事務間接部門 では、
仕事の特性が異なるため、
同じやり方では成果を得ることが難しいものです。
特に、事務間接部門の新5S活動を作業現場と同じように進めてしまうと、
得られる成果も得られなくなってしまうのです。

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事務間接部門 での新5S活動の進め方

では、 事務間接部門 では
どのように新5S活動を進めればよいのでしょうか？

事務間接部門では、
作業現場に比べてモノが少ないことが一般的です。
ですから、掃除をしたり片付けたりするにも、
比較的短期間で終わってしまいます。

そして、それが終わってしまうと
「新5S活動も一段落した」と
ムリ・ムダ・ムラを取り除くレベルに達する前に
活動を止めてしまうケースが後を絶ちません。
事務間接部門では、ある程度のモノが片付いた段階で、
次の活動内容に切り替える必要があります。

1. 仕事の流れを書き出す
2. 仕事のやりにくいトコロを洗い出す
3. 仕事のやりにくいトコロを改善する

これは、仕事の流れに含まれる
「不用なモノゴト」を探し出し、
取り除くといった活動になります。
事務間接部門では、スムーズな
「モノと情報の流れ」が業務効率向上の要になります。

そして、モノを「見やすく」したり
「取りやすく」「片付けやすく」することは、
比較的簡単に終わってしまいます。
ところが「情報の流れ」については、
じっくり時間をかけて改善に取り組むことが必要です。

改善活動の深堀りで、さらに効果を高める

新5S活動では、
情報の流れのムリ・ムダ・ムラまで活動範囲として捉え、
改善活動の深掘りを進めていきます。

このように、作業現場でも事務間接部門でも
ムリ・ムダ・ムラの取り除きを進めながら、
全社でパフォーマンスを得られるようになるのです。

• モノの流れをスムーズに
• 情報の流れをスムーズに
• モノと情報の流れ改善

これが、事務間接部門の新5S活動です。

オフィスの新5S活動は、作業現場と活動内容が違います。
現場と事務間接部門でムリ・ムダ・ムラの取り除き。
事務間接部門では「モノと情報の流れ」に特化した
新5S活動を進めてみてください。

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