メールの作成時に気を付ける点│2W1Hの構成で質を高める

私たちの対話は、数十年前に比べて激減しています。

それは、メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話（対話）機会が極端に少なくなりました。
しかし、メールで伝えたことが100％伝わりにくいことも事実です。

今回は、「メールの作成時に気を付けたいこと」についておはなしします。
メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まりますよ。

対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、”伝える”こと以外の情報が得られることから、
相手に気を配りながら行うことができました。
ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時（読む）の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。

少なくとも、2ｗ1h（what/ how to/ why）を忘れずに。

私たちの情報伝達は、バーバル（言語）とノンバーバル（非言語）の
組み合わせで伝わることが解っています。
そして、バーバル（言語）は2割程度。ノンバーバル（非言語）は、
8割程度の影響力があることも解っています。

私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。
ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。

このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。

とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、
”危ないから！”といった理由で、使用しないというわけにもいきません。

メールでの情報伝達において、少しでもその”危なさ”を削減するにはどうしたら良いのでしょうか？
その質を高めるには、2W1Hの構成でメール文を作成することです。

「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」
上記文書は、三つの要素から作られています。

・顧客満足をねらった（why）
・ミーティング（what）
・webで（How to）
このような文書をメールで送ることが大切です。

原因説明と意義説明

また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。
例えば・労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
・労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにしたがってください。
前述の文書では、whyの部分が「過去」のことを指した文書になっています。

これを『原因説明』といいます。
逆に、後者の文書では、whyの部分が「未来」をさした文書になっています。
これを『意義説明』といいます。

一般的にwhyの部分には、『意義説明』を使うと解りやすい・伝わりやすいことが解っています。
あなたも、whyに一工夫をしてみませんか？

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