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コラム

メールの作成時に気を付ける点│2W1Hの構成で質を高める

目次

私たちの対話は、数十年前に比べて激減しています。

それは、メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話(対話)機会が極端に少なくなりました。
しかし、メールで伝えたことが100%伝わりにくいことも事実です。

今回は、「メールの作成時に気を付けたいこと」についておはなしします。
メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まりますよ。


対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、”伝える”こと以外の情報が得られることから、
相手に気を配りながら行うことができました。
ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時(読む)の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。

少なくとも、2w1h(what/ how to/ why)を忘れずに。

私たちの情報伝達は、バーバル(言語)とノンバーバル(非言語)の
組み合わせで伝わることが解っています。
そして、バーバル(言語)は2割程度。ノンバーバル(非言語)は、
8割程度の影響力があることも解っています。

私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。
ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。

このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。

とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、
”危ないから!”といった理由で、使用しないというわけにもいきません。

メールでの情報伝達において、少しでもその”危なさ”を削減するにはどうしたら良いのでしょうか?
その質を高めるには、2W1Hの構成でメール文を作成することです。

「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」
上記文書は、三つの要素から作られています。

・顧客満足をねらった(why)
・ミーティング(what)
・webで(How to)
このような文書をメールで送ることが大切です。

原因説明と意義説明

また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。
例えば・労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
・労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにしたがってください。
前述の文書では、whyの部分が「過去」のことを指した文書になっています。

これを『原因説明』といいます。
逆に、後者の文書では、whyの部分が「未来」をさした文書になっています。
これを『意義説明』といいます。

一般的にwhyの部分には、『意義説明』を使うと解りやすい・伝わりやすいことが解っています。
あなたも、whyに一工夫をしてみませんか?


問題解決・課題解決|知識経営研究所

『問題解決」ができる組織とは、どのような組織なのでしょうか。それは、改善が思うように進む組織(改善する組織)のことです。『問題解決』できる組織の育成には、ムダを見つける教育が欠かせません。

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マネジメントコンサルティング2部 部長
坂田 和則

国内外において、企業内外教育、自己啓発、人材活性化、コストダウン改善のサポートを数多く手がける。「その気にさせるきっかけ」を研究しながら改善ファシリテーションの概念を構築し提唱している。 特に課題解決に必要なコミュニケーション、モチベーション、プレゼンテーション、リーダーシップ、解決行動活性化支援に強く、働く人の喜びを組織の成果につなげるよう活動中。 新5S思考術を用いたコンサルティングやセミナーを行い、2023年度現在、企業支援数が190件以上及び年間延べ3,400人を越える人を対象に講演やセミナーの実績を誇る。

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